Software für Betriebliches Eingliederungsmanagement

Ihr BEM-Verfahren – strukturiert und rechtlich fundiert mit BEMPilot statt in Excel-Tabellen

Q: Kann ich meine bestehende Mitarbeiterliste übernehmen?

Ja. Der CSV-Import erkennt Spalten aus gängigen Exporten (z. B. SAP, DATEV, Personio) automatisch und schlägt eine Zuordnung vor, die sich vor dem Import noch anpassen lässt.

BEMPilot erkennt automatisch, wenn die gesetzliche Sechs-Wochen-Schwelle für ein BEM-Angebot nach § 167 Abs. 2 SGB IX erreicht ist, führt jeden Fall in einer digitalen Akte und erzeugt Einladungs-, Erinnerungs- und Datenschutzschreiben auf Knopfdruck. Entwickelt aus der Praxis der externen BEM-Begleitung – für Unternehmen, die BEM ernst nehmen, aber nicht jede Frist von Hand nachrechnen wollen.

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Die Ausgangslage

Warum BEM in der Praxis oft liegen bleibt

Die Pflicht ist gesetzlich klar geregelt – die Umsetzung im Alltag meist nicht. BEMPilot schließt genau diese Lücke.

Fristen werden übersehen

Ohne automatische Auswertung fällt die Sechs-Wochen-Schwelle oft erst auf, wenn es schon zu spät ist – oder gar nicht.

Dokumentation ist verstreut

Einladungsschreiben in einem Ordner, Gesprächsnotizen in einem anderen – im Streitfall fehlt der lückenlose Nachweis.

Datenschutz bleibt unklar

Wer darf was sehen? Excel-Listen mit Gesundheitsdaten sind selten sauber abgesichert und schwer nachvollziehbar.

Funktionen

Alles, was ein BEM-Verfahren braucht – an einem Ort

Automatische Fristenerkennung

Die Ampel-Übersicht wertet Fehlzeiten laufend gegen die Sechs-Wochen-Schwelle aus § 167 Abs. 2 SGB IX aus – grün, gelb oder rot, mit genauem Auslösedatum je Beschäftigtem.

Digitale Fallakte

Gesprächsprotokolle, vereinbarte Maßnahmen und Dokumente an einem Ort, getrennt von der Personalakte, mit PDF-Export für die Ablage.

Rechtlich fundierte Schreiben auf Knopfdruck

Einladungs-, Erinnerungs- und Datenschutzschreiben werden automatisch erzeugt – inhaltlich orientiert an § 167 Abs. 2 SGB IX und Art. 13 DSGVO.

Freigabe durch die betroffene Person

Führungskraft oder Betriebsrat/SBV sehen eine Fallakte nur, wenn die betroffene Person das für den jeweiligen Fall ausdrücklich freigibt – jederzeit widerruflich.

Mitarbeiter-Import aus bestehenden Systemen

CSV-Import mit automatischer Spaltenerkennung für Exporte aus SAP, DATEV, Personio und Excel – Dubletten werden erkannt, bevor sie angelegt werden.

Mandantenfähig von Grund auf

Jedes Unternehmen ist datenbankseitig sauber getrennt – geeignet sowohl für ein einzelnes Unternehmen als auch für eine externe BEM-Begleitung mit mehreren Kunden.

Ein Blick in die Software

So sieht die Arbeit mit BEMPilot aus

BEMPilot Mitarbeiterliste mit CSV-Import

Mitarbeiterverwaltung

Bestehende Listen einfach übernehmen

Der CSV-Import erkennt Spalten aus gängigen Exporten automatisch und schlägt eine Zuordnung vor – die komplette Mitarbeiterliste ist in wenigen Minuten übernommen.

Dashboard

Auf einen Blick, wer die BEM-Schwelle erreicht hat

Die Fristenrechner-Ampel zeigt sofort, wer die Sechs-Wochen-Grenze nach § 167 Abs. 2 SGB IX überschritten hat – mit genauem Auslösedatum und direktem Sprung in die Fallakte.

Einladungsschreiben

Vorlage auf Knopfdruck statt leerem Blatt

Ansprechperson, Terminvorschlag und Rückantwortfrist eintragen – BEMPilot erzeugt daraus die passende Vorlage, orientiert an der Rechtsprechung.

Fallakte

Maßnahmen und Verlauf an einem Ort

Vereinbarte Maßnahmen, Verantwortlichkeiten und Zieldaten werden direkt im Fall dokumentiert – nachvollziehbar für alle, die berechtigt Zugriff haben.

So funktioniert es

Vom Fehlzeiten-Import bis zur abgeschlossenen Fallakte

Mitarbeiterdaten und Fehlzeiten erfassen

Per CSV-Import aus dem bestehenden System oder manuell – einmalig oder laufend.

Schwelle für ein BEM-Angebot erkennen

BEMPilot zeigt, wer die gesetzliche Schwelle erreicht hat – bevor die Frist zum Problem wird.

Fall anlegen und Einladung versenden

Ein Klick erzeugt das Einladungsschreiben inklusive Datenschutzinformation, versandfertig als PDF – inklusive Erinnerung, falls keine Rückmeldung kommt.

Fall führen und dokumentieren

Gespräche, Maßnahmen und Dokumente sammeln sich in einer Akte.

Abschließen und archivieren

Am Ende steht eine vollständige, exportierbare Fallakte – nachvollziehbar für alle Beteiligten.

Rechtlich fundiert

Entwickelt mit Blick auf Datenschutz

📋

Schwellwertanalyse zur Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO liegt dokumentiert vor.

⚖️

Regelmäßiger Rechtsprechungscheck: Inhalte und Textbausteine werden gegen aktuelle Urteile von BAG, EuGH und Bundesverfassungsgericht geprüft.

🔒

Entwickelt von einem TÜV-zertifizierten Datenschutzbeauftragten.

📄

Eigene Auftragsverarbeitungsvereinbarung je Kundenunternehmen statt pauschaler AGB.

Häufige Fragen

Was Unternehmen vorab wissen wollen

Für wen ist BEMPilot gedacht?

Für Unternehmen und BEM-Beauftragte, die das Betriebliche Eingliederungsmanagement strukturiert statt in Excel-Tabellen führen wollen – allein oder in Kombination mit einer externen BEM-Begleitung.

Wie steht es um den Datenschutz bei BEMPilot?

BEMPilot wurde von Grund auf mit Blick auf DSGVO, SGB IX und aktuelle Rechtsprechung entwickelt: Mandantentrennung, ein personenbezogenes Freigabekonzept, das den Zugriff auf eine Fallakte erst für eine konkret benannte Person freischaltet, nachdem Information bzw. Zustimmung der/des Betroffenen bestätigt wurde, sowie eine dokumentierte Schwellwertanalyse zur Datenschutz-Folgenabschätzung. Für jedes Kundenunternehmen wird zusätzlich eine eigene Auftragsverarbeitungsvereinbarung geschlossen.

Wo werden die Daten gehostet?

Die BEM-Daten selbst liegen ausschließlich auf Servern eines deutschen Hosting-Anbieters, ohne Übermittlung in Drittländer. Einzige technische Ausnahme: Bei der Passwortvergabe wird anonymisiert geprüft, ob ein Passwort in bekannten Datenlecks auftaucht – dabei wird nie das Passwort selbst übertragen, nur ein anonymisierter Hash-Teil an einen internationalen Sicherheitsdienst.

Kann ich meine bestehende Mitarbeiterliste übernehmen?

Ja. Der CSV-Import erkennt Spalten aus gängigen Exporten automatisch und schlägt eine Zuordnung vor, die sich vor dem Import noch anpassen lässt.

Zugang

Persönliche Einführung statt anonymem Self-Service

BEMPilot wird nicht als anonymes Self-Service-Tool angeboten, sondern mit persönlicher Einführung.
Melden Sie sich unverbindlich, wenn Sie BEMPilot für Ihr Unternehmen einsetzen möchten.

ab 59 € / Monat bzw. ab 590 € jährlich, jeweils zzgl. MwSt.

Persönliche Einführung und Vorführung anhand Ihres Anwendungsfalls
Unterstützung beim Import Ihrer bestehenden Mitarbeiterdaten
Direkter Draht bei Rückfragen – kein anonymer Support
Besonders geeignet in Kombination mit einer externen BEM-Begleitung

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Abhängig von Unternehmensgröße und Umfang; Einrichtung nach individuellem Aufwand. Bei jährlicher Zahlung sparen Sie im Starttarif 118 € gegenüber der monatlichen Zahlung. Die genauen Konditionen stimmen wir im persönlichen Gespräch auf Ihren Anwendungsfall ab. BEMPilot wird kontinuierlich weiterentwickelt. Diese Seite ersetzt keine rechtliche Beratung im Einzelfall.