Eine Ablehnung ist kein Fehler der beschäftigten Person und kein Grund, Druck aufzubauen. Für Arbeitgeber kommt es darauf an, das Angebot nachvollziehbar zu dokumentieren und den Umgang damit klar zu regeln.
Die Teilnahme bleibt freiwillig
Wie ein gutes erstes BEM-Gespräch vorbereitet wird, ändert nichts daran: Das BEM wird mit Zustimmung und Beteiligung der betroffenen Person durchgeführt. Eine Ablehnung ist keine Pflichtverletzung und darf nicht sanktioniert werden. Beschäftigte müssen keinen Grund nennen. Für Arbeitgeber bleibt entscheidend, Angebot und Reaktion nachvollziehbar zu dokumentieren. In einem späteren Kündigungsschutzprozess kann die fehlende Bereitschaft zur BEM-Teilnahme allerdings relevant werden, wenn es um die Frage geht, ob mildere Maßnahmen hätten gefunden werden können (BAG, Urteil vom 15.12.2022 – 2 AZR 162/22).
Was in die Dokumentation gehört
Datensparsam dokumentiert werden sollten: das Erreichen der BEM-Schwelle, Datum und Inhalt der Einladung, ein nachvollziehbarer Versandweg, die Rückmeldung oder der Ablauf einer angemessenen Antwortzeit sowie gegebenenfalls ein Erinnerungsschreiben. Bei einer ausdrücklichen Ablehnung genügt die Tatsache der Ablehnung – nicht deren mögliche Begründung.
Wenn keine Antwort kommt
Keine Antwort ist nicht automatisch Zustimmung und auch keine sichere Ablehnung. Ein freundliches Erinnerungsschreiben kann sinnvoll sein, wenn es ohne Druck formuliert ist. Danach sollte das Unternehmen Angebot, Versandweg und ausbleibende Rückmeldung dokumentieren. Ob und wann ein weiterer Kontakt sinnvoll ist, richtet sich nach dem Einzelfall und den eigenen Verfahrensregeln.
Wann erneut prüfen?
Ergibt sich später erneut ein Anlass für ein BEM, sollte der Arbeitgeber anhand der dann aktuellen Fehlzeiten und der eigenen Verfahrensregeln prüfen, ob ein neues Angebot angezeigt ist. Ein früheres Nein ersetzt keine sorgfältige erneute Prüfung.
Der häufigste Dokumentationsfehler
Oft werden Einladung und Antwort trotzdem in der Personalakte abgelegt, dazu unnötige Notizen zu Gründen und Gesundheitsumständen. Gesundheitsdaten, Gesprächsnotizen und sonstige Verlaufsdaten aus dem BEM gehören nicht in die allgemeine Personalakte, sondern getrennt und zugriffsbeschränkt in eine BEM-Akte. Auch bei reinen Verfahrensnachweisen gilt: nur das dokumentieren, was tatsächlich erforderlich ist.
Wenn Einladungen, Erinnerungen und Antworten im Alltag sicher nachgehalten werden sollen, kann BEMPilot die Fallführung unterstützen. Bei einem schwierigen Einzelfall hilft eine neutrale externe Fallbegleitung.