Die BEM-Einladung: Was rechtlich hineingehört – und was Vertrauen schafft

Warum die Einladung rechtlich so viel Gewicht hat

Fehlt die erforderliche Aufklärung, ist die Einladung nicht ordnungsgemäß. Im Kündigungsschutzprozess kann sich der Arbeitgeber dann regelmäßig nicht auf ein ordnungsgemäß durchgeführtes BEM berufen, seine Darlegungslast wird deutlich höher. Das Bundesarbeitsgericht verlangt die Information über Ziele sowie Art und Umfang der erhobenen und verwendeten Daten vor Durchführung des BEM (BAG, Urteil vom 20.11.2014 – 2 AZR 755/13).

Die Mindestangaben

Diese Punkte müssen Beschäftigte vor ihrer Entscheidung für das BEM verständlich kennen. In der Praxis sollten sie vollständig in der Einladung oder in einer beigefügten Mitarbeiterinformation enthalten sein (LAG Nürnberg, Urteil vom 18.02.2020 – 7 Sa 124/19):

• Ziel und Zweck des BEM – Arbeitsunfähigkeit möglichst zu überwinden, erneuter Arbeitsunfähigkeit vorzubeugen und den Arbeitsplatz zu erhalten, in verständlicher Sprache.
• Der ausdrückliche Hinweis auf Freiwilligkeit – die Teilnahme ist freiwillig. Beschäftigte können das BEM ablehnen oder ihre Zustimmung für die Zukunft widerrufen, ohne Gründe angeben zu müssen.
• Art und Umfang der erhobenen Daten sowie deren Verwendungszweck.
• Mitbestimmung über den Teilnehmerkreis: wer aus dem BEM-Team beteiligt ist, das Recht, auf einzelne Teilnehmer zu verzichten, und das Recht, eine Person des Vertrauens hinzuzuziehen.

Die Entscheidung des LAG Nürnberg stützt sich dabei insbesondere auf die Information über den möglichen Teilnehmerkreis und das Mitbestimmungsrecht der beschäftigten Person. Fehlt einer dieser Punkte, ist die Einladung nicht ordnungsgemäß – mit denselben Folgen wie oben beschrieben.

Kurz und einladend statt lang und einschüchternd

In der Praxis neigen viele Einladungsschreiben dazu, aus Vorsicht alle rechtlichen Punkte auf einmal unterzubringen, inklusive des Hinweises auf die Kündigung als letztes Mittel. Das Ergebnis wirkt dann eher wie eine Vorladung als wie eine Einladung. Und genau das begünstigt Ablehnungen. Bewährt hat sich stattdessen eine Aufteilung: ein kurzes, freundliches Einladungsschreiben mit den rechtlichen Mindestangaben, dazu eine separate, ausführlichere Mitarbeiterinformation, die Ablauf, Datenschutz, Schweigepflicht und rechtliche Hintergründe im Detail erklärt. Die Aufklärung kann durch Einladung und beigefügte Mitarbeiterinformation erfolgen, wenn alle erforderlichen Hinweise verständlich und vor der Entscheidung über die Teilnahme vorliegen. Wichtig dabei: Die Information sollte der Einladung tatsächlich beigefügt sein, nicht nur irgendwo auf der Website verlinkt werden.

Die Rückantwort mitschicken

Der Einladung direkt eine Rückantwort beizulegen, hat sich bewährt: Beschäftigte können ankreuzen, ob sie teilnehmen möchten, wer aus ihrer Sicht beteiligt sein soll, oder um ein Vorgespräch beziehungsweise eine Verschiebung bitten. Kommt keine Antwort, kann ein Erinnerungsschreiben sinnvoll sein. Es gibt Beschäftigten noch einmal Gelegenheit, sich in Ruhe für oder gegen das Angebot zu entscheiden, ohne Druck aufzubauen. Eine gesetzlich festgelegte Antwortfrist gibt es dafür nicht. Zwei Wochen sind in vielen Betrieben eine praktikable Orientierung.

Dokumentation nicht vergessen

Einladung, Rückantwort und die weitere BEM-Dokumentation gehören getrennt von der allgemeinen Personalakte in eine zugriffsbeschränkte BEM-Akte. Entscheidend ist eine nachvollziehbare, datensparsame Dokumentation des gesamten Verfahrens.

Wer sich bei einem konkreten Fall unsicher ist, ob die eigene Einladung diese Punkte vollständig abdeckt, lässt sie sich am besten einmal von außen gegenprüfen – etwa im Rahmen einer Fallbegleitung im Einzelfall. Wie es nach einer angenommenen Einladung weitergeht, zeigt der Beitrag zum BEM-Ablauf Schritt für Schritt.