Im BEM geht es regelmäßig um besonders sensible Informationen. Datenschutz bedeutet hier nicht, möglichst viel zu dokumentieren, sondern den Prozess mit möglichst wenigen, klar begründeten Daten arbeitsfähig zu machen.
Die BEM-Akte ist keine Personalakte
BEM-Unterlagen gehören getrennt von der allgemeinen Personalakte geführt. Der Zugriff muss auf die Personen begrenzt sein, die für den konkreten Fall tatsächlich beteiligt und hierfür autorisiert sind. Auch innerhalb der Personalabteilung gilt nicht automatisch: Alle dürfen alles sehen.
Was für den Ablauf regelmäßig erforderlich ist
Typischerweise nötig sind Kontaktdaten, der Anlass für die Einladung, die Entscheidung über Teilnahme oder Ablehnung, die vereinbarten Maßnahmen, Zuständigkeiten und Termine. Im Verfahren können weitere Angaben nötig werden – aber immer nur, soweit sie für die gemeinsam zu klärende arbeitsbezogene Frage erforderlich sind.
Was nicht abgefragt werden muss
Diagnosen, detaillierte Krankengeschichten oder private Umstände sind für ein BEM häufig nicht notwendig. Gute Gesprächsführung fragt deshalb nach funktionalen Einschränkungen und möglichen Unterstützungen am Arbeitsplatz, nicht nach medizinischen Erklärungen. Medizinische Informationen gehören grundsätzlich nicht in ein allgemeines HR-System.
Transparenz und Freiwilligkeit
Vor der Entscheidung über eine Teilnahme müssen Beschäftigte Ziel des BEM sowie Art und Umfang der erhobenen und verwendeten Daten kennen. Bei Einwilligungen im Beschäftigungsverhältnis ist besondere Sorgfalt nötig: Sie müssen freiwillig, informiert und nachvollziehbar sein. Die Teilnahme lässt sich nicht durch Druck ersetzen.
Zugriffe und Löschung vorher regeln
Ein Verfahren sollte festlegen, wer welche Informationen sehen darf, wie Zugriffe dokumentiert werden und wann abgeschlossene Akten gelöscht oder anonymisiert werden. Ohne solche Regeln entstehen oft Schattenakten in E-Mail-Postfächern, Laufwerken oder Excel-Listen.
Ein BEM-Audit kann das Verfahren, Vorlagen und anonymisierte Kennzahlen prüfen, ohne individuelle BEM-Fallakten oder Gesundheitsdaten einzusehen. Für eine digital zugriffsbeschränkte Fallakte steht BEMPilot zur Verfügung.