Eine gesetzlich vorgeschriebene jährliche BEM-Auditpflicht gibt es nicht. Ein fester jährlicher Prüftermin ist eine Praxisempfehlung, kein gesetzliches Muss – trotzdem zeigt sich oft erst im regelmäßigen Rückblick, ob ein BEM-Verfahren noch zur betrieblichen Realität passt und tatsächlich wirkt.
Warum lohnt sich ein jährlicher Blick auf das BEM-Verfahren?
§ 167 Abs. 2 SGB IX verpflichtet Arbeitgeber, Beschäftigten ein BEM anzubieten, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen. Eine bestimmte Prüf- oder Auditfrequenz für das betriebliche BEM-Verfahren schreibt die Vorschrift dagegen nicht vor. Unabhängig davon wechseln in der Praxis Zuständigkeiten, Vorlagen veralten, neue Abteilungen kommen hinzu. Ohne einen festen Rückblick bleiben solche Lücken oft lange unbemerkt, bis ein Einzelfall sie offenlegt. Ein freiwilliger Jahrestermin schafft dafür einen verlässlichen Anlass.
Welche Kennzahlen gehören in die jährliche Auswertung?
Ein überschaubarer Satz an Kennzahlen reicht, um Entwicklung und Umfang des BEM im Betrieb einzuschätzen – stets aggregiert und anonymisiert ausgewertet, ohne Rückschlüsse auf einzelne Beschäftigte oder deren Gesundheitsdaten zuzulassen:
- Anzahl der Beschäftigten, die im Berichtszeitraum BEM-berechtigt waren
- Anzahl der versendeten Anschreiben nach Erreichen der 6-Wochen-Grenze
- Anzahl der tatsächlich eingeleiteten BEM-Verfahren
- Anzahl der Ablehnungen und vorzeitigen Abbrüche
- Durchschnittliche Dauer der BEM-Verfahren
- Bei Bedarf hinzugezogene interne oder externe Stellen, etwa Betriebsarzt, Rehabilitationsträger oder Integrationsamt
Diese Zahlen sagen für sich genommen wenig – im Jahresvergleich zeigen sie aber, ob die Annahmequote sinkt, Verfahren länger dauern als gewohnt, oder ob bestimmte Bereiche auffällig selten BEM-Fälle melden. Wie sich Ablehnungen und Abbrüche datensparsam dokumentieren lassen, beschreibt der Beitrag BEM abgelehnt: Was Arbeitgeber dokumentieren müssen.
Was sollte bei Verfahren und Dokumentation geprüft werden?
Neben den Zahlen lohnt ein Blick auf die Substanz: Enthalten Einladungsschreiben noch die erforderlichen Pflichtangaben? Werden Gesundheitsdaten weiterhin nur in dem Umfang erhoben und verarbeitet, der für das konkrete BEM erforderlich ist? Sind die Beschäftigten transparent über Art und Umfang der Datenverarbeitung informiert? Sind Zuständigkeiten – etwa bei Vertretung oder Nachfolge im BEM-Team – noch aktuell? Solche Fragen lassen sich fachlich anhand § 167 Abs. 2 SGB IX und der geltenden Datenschutzvorgaben prüfen, auch ohne jeden Einzelfall neu aufzurollen. Einen Überblick, welche Daten im BEM überhaupt erhoben werden dürfen, gibt der Beitrag BEM und Datenschutz: Welche Daten dürfen erhoben werden?. Wer diesen Blick nicht selbst leisten kann oder eine unabhängige Einschätzung möchte, findet dafür das BEM-Audit.
Wie lässt sich eine Rückmeldung der Beteiligten einholen?
Zahlen und Dokumente zeigen nicht, wie das Verfahren erlebt wird. Eine kurze, anonyme Befragung nach Abschluss eines BEM kann das ergänzen, etwa mit diesen drei Fragen: „War der Ablauf des BEM für Sie verständlich?“, „Haben Sie sich im Verfahren ausreichend informiert und beteiligt gefühlt?“, „Was sollten wir am Ablauf des BEM verbessern?“ Aus solchen Rückmeldungen lassen sich über mehrere Jahre hinweg Trends ablesen, die reine Fallzahlen nicht zeigen.
Wer sollte sich die Ergebnisse ansehen?
Wer die zusammengefassten Ergebnisse sieht, hängt von der Struktur im Unternehmen ab – oft sind das Personalleitung, Datenschutzbeauftragte oder die Geschäftsführung, teils auch Schwerbehindertenvertretung oder Betriebsrat. Entscheidend ist weniger ein fester Kreis als eine aggregierte, anonymisierte Form, in der die Verantwortlichen nachvollziehen können, wie das Verfahren läuft, ohne dass einzelne Fälle erkennbar werden.
Für die Umsetzung gibt es zwei unterschiedliche Wege: Das BEM-Audit ist eine unabhängige, punktuelle Prüfung des bestehenden Verfahrens von außen. BEMPilot bietet dagegen einen laufenden Überblick über die BEM-Prozesse, statt die Kennzahlen nur einmal im Jahr zusammenzutragen.