Die BEM-Akte ist die gesonderte Akte für alle Unterlagen eines BEM-Falls. Sie wird getrennt von der Personalakte geführt und ist nur für die am Fall Beteiligten zugänglich. Eine Aufbewahrungsfrist nennt § 167 SGB IX nicht. Arbeitgeber müssen sie deshalb anhand der Datenschutzgrundsätze selbst festlegen und begründen.
Was gehört in die BEM-Akte und was in die Personalakte?
In die BEM-Akte gehören alle Unterlagen, die zum konkreten Fall entstehen: Gesprächsnotizen, vereinbarte Maßnahmen, Angaben zum Gesundheitszustand, soweit sie erforderlich waren, und Schreiben von Ärzten oder Rehabilitationsträgern. Gesundheitsdaten zählen zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten und sind besonders geschützt (Art. 9 DSGVO).
Vertrauliche Gesundheitsinformationen und Gesprächsinhalte gehören in eine gesondert geschützte BEM-Dokumentation, nicht in die allgemeine Personalakte. Bei rein administrativen Nachweisen, etwa dass ein BEM angeboten wurde, wie die Person geantwortet hat oder dass das Verfahren abgeschlossen wurde, gibt es keine einheitliche Zuordnung. Unternehmen legen sie unterschiedlich ab, entweder in der Personalakte oder in der BEM-Dokumentation. Entscheidend ist, dass die Ablage festgelegt ist und keine Inhalte aus dem Gespräch oder zur Gesundheit in die Personalakte gelangen. Was bei einer Ablehnung zu dokumentieren ist, beschreibt der Beitrag BEM abgelehnt: Was Arbeitgeber dokumentieren sollten, welche Daten insgesamt erforderlich sind, steht in BEM und Datenschutz.
Wer führt die BEM-Akte und wer darf zugreifen?
Eine gesetzliche Vorgabe, wer die Akte führt, gibt es nicht. Häufig übernimmt das die Person, die das Verfahren koordiniert. Entscheidend ist, dass der Zugriff auf diesen Kreis beschränkt bleibt. Auch innerhalb der Personalabteilung sollen nicht alle alles sehen können. Das folgt aus dem Grundsatz, dass personenbezogene Daten angemessen gegen unbefugte Verarbeitung gesichert werden müssen (Art. 5 Abs. 1 Buchst. f DSGVO).
Praktisch heißt das bei Papierakten ein abschließbarer Schrank, auf den nur der festgelegte Personenkreis Zugriff hat. Bei einer digitalen BEM-Akte sind geeignete technische und organisatorische Schutzmaßnahmen erforderlich, die sich am Risiko der konkreten Verarbeitung orientieren. Dazu können insbesondere Verschlüsselung, differenzierte Zugriffsberechtigungen und eine angemessene Protokollierung gehören. Auch ein geregeltes Löschkonzept ist notwendig, damit Daten nach Ablauf der Frist tatsächlich entfernt werden. Unterlagen in E-Mail-Postfächern, auf Laufwerken oder in Excel-Listen sind typische Schattenakten, die man vermeiden sollte. Im kleinen Betrieb gilt dasselbe, auch wenn nur zwei Personen beteiligt sind (mehr dazu in BEM im Kleinbetrieb).
Wie lange darf eine BEM-Akte aufbewahrt werden?
Dazu enthält § 167 SGB IX keine Regel. Maßgeblich ist der Grundsatz der Speicherbegrenzung: Personenbezogene Daten dürfen nicht länger gespeichert werden, als es für ihre Zwecke erforderlich ist (Art. 5 Abs. 1 Buchst. e DSGVO). Sind sie nicht mehr notwendig, kann die betroffene Person ihre Löschung verlangen (Art. 17 Abs. 1 Buchst. a DSGVO). Der Arbeitgeber sollte die Frist daher vorab festlegen und begründen können.
Eine einheitliche Frist für alle Unterlagen gibt es nicht. Die Aufbewahrungsdauer muss sich am Zweck orientieren, begründet und dokumentiert sein, und unterschiedliche Unterlagen können unterschiedliche Fristen erfordern. Gesprächsnotizen und Gesundheitsangaben sind meist früher entbehrlich als ein Nachweis darüber, dass und wie ein BEM angeboten wurde. Für diesen Nachweis ist zu bedenken, dass ein Arbeitgeber im Kündigungsschutzprozess Darlegungslasten tragen kann (BAG, Urteil vom 15.12.2022 – 2 AZR 162/22). Nach Ablauf der festgelegten Frist werden die Unterlagen datenschutzgerecht vernichtet oder gelöscht.
Darf die betroffene Person ihre BEM-Akte einsehen?
Beschäftigte können nach Art. 15 DSGVO Auskunft über die zu ihrer Person verarbeiteten Daten verlangen und eine Kopie dieser personenbezogenen Daten erhalten. Das ist kein automatisches, uneingeschränktes Recht auf Herausgabe sämtlicher Aktenunterlagen im Original. Die Rechte und Freiheiten anderer Personen dürfen nicht beeinträchtigt werden (Art. 15 Abs. 4 DSGVO). Unrichtige Angaben können berichtigt werden (Art. 16 DSGVO). Wie weit der Anspruch im Einzelfall reicht, sollte bei Bedarf rechtlich geprüft werden.
Daraus folgt für die Praxis: Gesprächsnotizen sollten so geschrieben sein, dass die betroffene Person sie lesen und nachvollziehen kann. Wer sachlich und datensparsam dokumentiert, hat damit auch weniger zu korrigieren.
Was sollte vorab geregelt sein?
Am besten steht vor dem ersten Fall schriftlich fest, wer die Akte führt, wer Zugriff hat, wo sie liegt, wie lange sie aufbewahrt wird, wie sie vernichtet oder übergeben wird und wie mit Einsichtswünschen umzugehen ist. Wo es eine Betriebsvereinbarung gibt, gelten deren Regeln. Beim Aufsetzen unterstützt das BEM-Verfahren aufbauen, ob ein bestehendes Verfahren diese Punkte abdeckt, lässt sich im BEM-Audit klären. Eine solche Prüfung ist auch möglich, ohne einzelne vertrauliche Fallakten oder Gesundheitsdaten einzusehen. Wer die Akte digital führen möchte, findet mit BEMPilot eine digitale Fallakte, die getrennt von der Personalakte geführt wird und deren Zugriff über ein personenbezogenes Freigabekonzept gesteuert wird. Ob eine Lösung die eigenen Anforderungen an Löschung und Sicherheit erfüllt, sollte vor dem Einsatz mit dem Datenschutzbeauftragten geklärt werden.
Rechtsgrundlagen: § 167 SGB IX, Datenschutz-Grundverordnung (Art. 5, 9, 15, 16, 17) und BAG, Urteil vom 15.12.2022 – 2 AZR 162/22.