BEM im Kleinbetrieb: Was geht ohne eigenes BEM-Team?

Braucht ein Unternehmen mit 15 Beschäftigten wirklich ein eigenes BEM-Team? Nein. Ein gesetzlich vorgeschriebenes BEM-Team gibt es nicht. Aber auch kleine Arbeitgeber müssen unter den Voraussetzungen des § 167 Abs. 2 SGB IX ein BEM anbieten. Entscheidend ist deshalb nicht die Größe eines Teams, sondern ein verlässliches Verfahren mit klaren Zuständigkeiten und vertraulichem Umgang mit Gesundheitsdaten.

Braucht ein kleiner Betrieb ein eigenes BEM-Team?

Die Vorschrift selbst verlangt kein Team. Auch ohne festes BEM-Team müssen die erforderlichen Aufgaben zuverlässig wahrgenommen werden. Dazu gehören die organisatorische Steuerung des Verfahrens, die Klärung möglicher Maßnahmen und ein vertrauensvoller Rahmen für die betroffene Person. In kleinen Betrieben können diese Aufgaben auf wenige Personen verteilt werden.

Was muss auch ein Kleinbetrieb ohne Betriebsrat beachten?

Das Angebot gilt unabhängig von der Betriebsgröße, und es gilt auch dann, wenn es keine Interessenvertretung gibt. Gibt es eine zuständige Interessenvertretung, etwa einen Betriebsrat, klärt der Arbeitgeber die Möglichkeiten nach § 167 Abs. 2 Satz 1 SGB IX mit ihr, jeweils mit Zustimmung und Beteiligung der betroffenen Person. Bei schwerbehinderten Menschen ist außerdem die Schwerbehindertenvertretung einzubeziehen. Beschäftigte können zusätzlich eine Vertrauensperson eigener Wahl hinzuziehen.

Davon zu unterscheiden sind die Überwachungsrechte: Interessenvertretung und Schwerbehindertenvertretung können die Klärung verlangen und wachen darüber, dass der Arbeitgeber seine Pflichten erfüllt (Sätze 7 und 8). Das ist etwas anderes als die Teilnahme am konkreten BEM-Gespräch, über die die betroffene Person mitentscheidet. Wie weit die Rechte im Einzelnen reichen, hängt vom Fall und von den Strukturen im Betrieb ab. Ein Zwei- oder Drei-Personen-Modell ist daher ein Praxisbeispiel und keine Garantie, dass damit alle Anforderungen erfüllt sind.

Wie sieht ein schlankes BEM-Verfahren in der Praxis aus?

Ein Beispiel für einen Betrieb mit etwa 15 Beschäftigten: Eine Person in der Geschäftsführung oder Verwaltung beobachtet die Fehlzeiten und erkennt, wann die Sechs-Wochen-Schwelle überschritten ist. Das gelingt nur zuverlässig, wenn sie nicht am Kalenderjahr misst, sondern an einem rollierenden Zeitraum (mehr dazu im Beitrag Ab wann besteht die gesetzliche Pflicht zum BEM?). Für diese Prüfung genügt die Dauer der Arbeitsunfähigkeit, Diagnosen sind dafür nicht erforderlich. Dieselbe Person verschickt die Einladung und koordiniert das Verfahren. Wer am Gespräch teilnimmt, legt sie nicht einseitig fest, sondern klärt es mit der betroffenen Person. Je nach Fall kommen der Betriebsarzt, ein Rehabilitationsträger oder das Integrationsamt dazu, aber nur bei Bedarf.

Der Ablauf bleibt derselbe wie in größeren Unternehmen: Einladung, Gespräch, Maßnahmen, Nachhalten, Abschluss. Wie die einzelnen Schritte aussehen, beschreibt der Beitrag BEM-Ablauf: Schritt für Schritt. Im kleinen Betrieb hilft vor allem eine feste Vorlage für Einladung, Gesprächsnotiz und Maßnahmenübersicht, damit der Fall nicht jedes Mal neu erfunden werden muss, wenn er nur alle ein bis zwei Jahre vorkommt.

Als Praxisorientierung, nicht als abschließende gesetzliche Pflichtliste, lässt sich ein schlanker Ablauf auf fünf Punkte bringen:

1. Zuständigkeit festlegen: Wer behält die Fristen im Blick, verschickt die Einladung, koordiniert und wird vertreten?
2. Einladung vorbereiten: auf Ziele des BEM sowie Art und Umfang der verwendeten Daten hinweisen und die Freiwilligkeit deutlich machen.
3. Gespräch abstimmen: Teilnehmende mit der betroffenen Person klären, auf Wunsch mit Vertrauensperson, und Interessenvertretung oder Schwerbehindertenvertretung beteiligen, wo es sie gibt.
4. Maßnahmen festhalten und nachhalten: wer macht was bis wann, und wann wird nachgefragt.
5. Unterlagen getrennt und zugriffsbeschränkt aufbewahren und nur dokumentieren, was erforderlich ist.

Wie bleibt die Vertraulichkeit bei wenigen Beteiligten gewahrt?

In kleinen Betrieben kennt jeder jeden. Gerade deshalb muss klar sein, wer welche Informationen sieht. Die Beschäftigten sind vor Beginn auf die Ziele des BEM sowie auf Art und Umfang der erhobenen und verwendeten Daten hinzuweisen (§ 167 Abs. 2 Satz 4 SGB IX). Eine unterschriebene Datenschutzeinwilligung ist keine Voraussetzung dafür, überhaupt mit dem BEM zu beginnen: Das Bundesarbeitsgericht hat entschieden, dass der Arbeitgeber die Einleitung nicht davon abhängig machen darf (BAG, Urteil vom 15.12.2022 – 2 AZR 162/22). Ob und welche Angaben zum Gesundheitszustand im weiteren Verlauf erforderlich sind und wie sie datenschutzgerecht erhoben werden, ist dann mit den Beteiligten zu klären. Die BEM-Unterlagen sollten getrennt von der Personalakte aufbewahrt werden. Welche Daten das sind, steht im Beitrag BEM und Datenschutz.

Schwieriger ist die Rollenfrage. Wenn die Inhaberin oder die direkte Führungskraft das Gespräch führt und zugleich über Arbeitsplatz oder Vertrag entscheidet, entsteht ein Interessenkonflikt, den Beschäftigte oft spüren. Warum das so ist, behandelt der Beitrag Warum die direkte Führungskraft nicht das BEM-Gespräch führen sollte. Im Kleinbetrieb gibt es dafür selten eine interne Alternative. Das ist einer der Gründe, an eine neutrale Person von außen zu denken.

Wann lohnt sich externe Unterstützung?

Ob externe Unterstützung sinnvoll ist, hängt vom Betrieb ab. Anlässe können sein, dass ein Fall so selten vorkommt, dass keine Routine entsteht, dass in der Geschäftsführung die Zeit fehlt oder dass für das Gespräch eine neutrale Person gewünscht wird. Eine externe Begleitung kann bei Organisation und Gesprächsführung unterstützen. Die Verantwortung für das Angebot und die Entscheidungen bleibt beim Arbeitgeber.

Für einen einzelnen Fall kommt die BEM-Fallbegleitung in Betracht. Wer sein Verfahren grundsätzlich aufsetzen möchte, findet das unter BEM-Verfahren aufbauen.

Rechtsgrundlagen: § 167 SGB IX und BAG, Urteil vom 15.12.2022 – 2 AZR 162/22.